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2021年处理工资单指南,什么是Payroll?

工资单是支付员工工资的业务流程。运行工资单包括计算员工收入和扣除联邦和州工资税。“工资单”一词也可指:

  • 企业雇员的财务记录。
  • 员工工资支票的分配。
  • 员工工资的年度记录。

工资可能是企业最大的间接费用。工资发放过程也很复杂。但了解工资单的每个组成部分可能会帮助你更好地了解你的企业财务状况。它可以帮助确保你遵守联邦和州的税收和劳动法。

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处理工资单的步骤

1.收集数据
雇佣新员工时,您需要在表格W-4中收集他们的工资信息。雇主必须预扣联邦和州税款,并可预扣支付员工福利的款项。

2.计算净工资
雇员的净工资是他们的总工资减去预扣税款和福利金。您还将计算医疗保险税、社会保障税和任何适用的地方税的预扣税。

3.付款
您必须通过直接存款或签发纸质支票支付员工的净工资。

4.报税
您必须向IRS和州税务局提交联邦税和州预扣税的纳税申报。您向其他实体报告退休供款、州失业金、医疗保险税和社会保障税。

5.代扣代缴税款
您必须将所有税收和福利付款转发给税务机关、退休计划公司和其他福利提供者。

基本薪金构成部分

工资单流程中有许多组成部分。我们将每个组成部分分为三类:员工信息、工资和扣除额。

1.员工信息
在给员工发工资之前,他们需要给你一些信息。首先,他们需要填写表格W-4。所有员工应在您雇用他们后尽快填写此表。W-4提供了有关雇员的联邦所得税预扣税的信息。它还包括员工的个人信息,如姓名、地址和社会保险号码。所有这些信息将帮助您处理工资单和分发员工工资支票。美国国税局建议工人每年审查预扣税。

2.工资
第二类是雇员的工资。你可以给员工支付年薪或小时工资。受薪员工在每个支付期内赚取固定金额。工薪阶层或小时工按小时计酬。员工的工资存根可以显示其总工资、工作时间、加班费、福利缴款和报销、额外收入和净工资。

工资总额
工资总额是扣除扣除额之前你付给工人的总金额。工资总额是工人“税前”或“税前”的收入

员工时间
员工时间是指员工在一个工资期内工作的小时数。大多数企业要求小时工跟踪时间。然而,如果一些受薪员工赚取加班费,他们也可能会跟踪时间。

加班费
根据《公平劳动标准法》(FLSA),大多数非豁免员工有权获得加班工资。FLSA规定,非豁免员工的加班工资率为其正常工资率乘以1.5。加班工资率适用于非豁免员工每周工作时间超过40小时的情况。加班的另一个常用术语是“时间半”。通常,免税员工不领取加班费。免税员工包括每周收入超过684美元或每年收入超过35568美元的员工。美国劳工部(DOL)执行FLSA。您所在州的劳动法可能会确定您的员工加班工资率和要求。

福利、供款和报销

福利是您可能为员工提供的贡献。最常见的福利包括医疗保险、退休计划和带薪休假。但是,您必须从员工工资中扣除许多最常见的福利。提交文件后,工人有资格报销扣除的金额。

福利缴款的一个例子是完成年度筛查的健康保险报销。另一个例子是教育补偿,您可以补偿员工参加与其工作相关的课程或攻读大学学位。

额外收入(小费、佣金和奖金)
额外收入可能适用于服务人员、销售人员和任何有资格获得奖金的人。最常见的额外收入包括小费、销售佣金和奖金。地方和州法律可能会以更高的税率对某些形式的额外补偿征税。

小费是一种独特的额外收入。根据你所在州的最低工资法,小费可能会增加雇员的总时薪。FLSA表示,员工必须在一个月内赚取超过30美元的小费,才能让小费影响他们的工资水平。此外,员工小费和工资不得低于最低工资。一个州的最低工资可能不同于联邦最低工资,即每小时7.25美元。给小费的雇员的联邦最低工资是每小时2.13美元,加上小费等于每小时7.25美元。

净工资
减去所有扣除额后,剩余金额为员工的净工资。它也被称为“实得工资”。净工资是员工在发薪日收到的金额。

3.扣除
扣除额是指从员工工资支票中扣除的任何税款或其他用途的金额。常见的扣减包括工资税、工资预扣、工资扣缴和福利扣减。

工资税
工资税是最常见的扣除额。你从雇员的工资总额中扣除这些税款。工资税是指社会保障税和医疗保险税。“FICA税”是这些税的另一个常用术语。

FICA是联邦保险缴款法,该法规定了社会保障税。FICA税率为7.65%。个人社会保障税率为6.2%,医疗保险税率为1.45%。

代扣工资
这些扣除额涉及所得税和失业税。雇员的W-4决定了你应该为联邦所得税预扣多少。所得税和失业税都会因您所在的位置而异。有联邦、州,有时还有地方所得税税率。联邦和州法律决定失业税率。

工资扣押
工资扣款不是一种常见的扣减。根据法院关于信贷或民事事项的命令,被扣发工资的雇员会这样做。

费用的类型包括:

  • 信用卡、医疗账单或个人贷款付款。
  • 消费者债务或破产付款。
  • 子女抚养费或赡养费。
  • 联邦学生贷款偿还。

扣留的金额将取决于法院命令。联邦法律规定了基于雇员总收入的工资扣缴基准。各州关于工资扣缴的法律各不相同。

福利扣减

福利扣减可能包括健康保险费用、401(k)供款、人寿保险或其他附带福利。与福利缴款不同的是,这些福利为员工提供服务或保险而产生成本。
通常,雇主和雇员每月支付一部分医疗保险费用。退休计划通常占员工收入的一个百分比,并代表他们将其存入退休账户。
您在扣除税款前领取的福利被称为“递延税款”。401(k)是一个常见的例子,因为员工在提取资金时将纳税。其他福利是应税的,比如Roth 401(k)。扣除税款后,从员工的总工资中扣除应税福利。检查当地、州和联邦有关税收福利的法律,以确保您的企业保持合规。

如何计算工资

虽然工资单有许多组成部分,但并非所有组成部分都适用于您的业务。请记住,您的业务和当地法律可能会影响您计算工资的方式。

1.计算员工的总工资
您可以使用员工的工资率和计划的工资期来确定员工的总工资。大多数企业都会按计划给员工发工资。最常见的支付周期为每周、每两周或每月。

要计算小时工的总工资,请将其在工资期内的工作时间乘以小时工资率。公式如下:
小时工资率x工资期内工作的总小时数=总工资

让我们看一个例子。假设一名员工每小时挣15美元。他们的雇主每两周付给他们一次工资。该员工第一周工作35小时,第二周工作30小时,在支付期内总共工作65小时。因此,该员工的工资总额为975美元。

要计算受薪员工的工资总额,请将其年薪除以该年的工资期数。公式如下:
年薪/年内支付期数=总工资

让我们看一个例子。一名雇员一年挣6万美元。他们的公司每两周给员工发一次工资,总共有26个发薪期。因此,该员工的工资总额为2307.69美元。

2.进行税前扣除
在确定总工资后,你需要考虑扣除额。这些都是税收减免,但其他税前扣除也可能适用。
一些常见的税前扣除包括:

  • 401(k)和一些退休计划。
  • 健康保险计划。
  • 健康储蓄账户(HSA)或灵活支出账户(FSA)供款。
  • 一些人寿保险计划。

3.扣除税款(FICA、失业和所得税)
一旦你进行税前扣除,剩余的工资将被征税。FICA税率为7.65%,即医疗保险税率为1.45%,社会保障税率为6.20%。联邦、州或地方法律以及您员工的W-4选择将决定其他税率。

使用IRS税表计算联邦所得税。在大多数情况下,当你缴纳社会保障税和医疗保险税时,你将缴纳联邦税。你要用国税局941表申报所有付款。

从员工的总工资中扣除7.65%的FICA税。您的企业必须与每位员工的供款相匹配,并且这些付款属于公司费用。企业提交员工和公司对社会保障和医疗保险的供款。

例如,假设一名员工在最近一个工资期的工资总额为1120美元。要计算员工的社会保障税缴款,请将1120美元乘以0.062,得到69.44美元。要计算员工的医疗保险税缴款,请将1120美元乘以.0145,得到16.24美元。总的来说,雇员在支付期内的FICA纳税额为85.68美元,雇主必须与其匹配。在这种情况下,雇主负责向IRS支付171.36美元。一半是公司的直接费用。你从雇员的工资中扣除另一半。

雇主不匹配所得税扣减额,但他们支付联邦失业税。您可以通过使用IRS的所得税代扣助理来确定您的员工应缴纳的联邦所得税金额。

4.自愿扣除
一旦您对员工进行税前和税后扣除,下一步就是从剩余工资中进行任何其他税后扣除。这些措施可能包括:

  • 罗斯401(k)供款。
  • 一些人寿保险计划。
  • 一些长期残疾保险计划。
  • 工资附加费。
  • 工会会费。

5.确定员工的净利润
扣除所有税费后,剩余金额为员工的净利润。净利润是指员工在发薪日将带回家的金额。

薪酬最佳做法

1.知道你的报税日期吗
你应该每季度提交一次联邦工资税。其他税收截止日期将取决于州和地方法律。美国国税局有一份重要的小企业和个体经营者纳税期限和表格清单。为您自己创建一个提醒,以便全年申报您的税款。错过纳税期限可能导致额外费用。美国国税局建议尽快申报逾期税款,以避免潜在的罚款或利息。

2.避免将自由职业者和独立承包商纳入您的薪资流程
通常,运行工资单仅适用于支付工资的员工。在处理工资单时,税务负担在雇主和雇员之间平均分配。然而,独立承包商和自由职业者对其所有税收和福利负责。
作为向自由职业者或承包商付款的企业,你是在购买他们的服务。将承包商和自由职业者纳入薪资流程可能会使您的记录复杂化。相反,将承包商或自由职业者的付款报告为业务费用。

3.保持准确的工资记录
始终对您的工资流程和员工工资支票进行详细记录。准确的记录保存可以在税务审计或DOL、FLSA或其他劳工诉讼中保护您的业务。美国国税局要求企业保存员工税务记录至少四年。

根据FLSA的说法,否则,雇主应为每个非豁免雇员保留14份基本记录。雇主应将这些记录保存至少三年。

  • 员工的法定姓名和社会保险号
  • 员工地址和邮政编码
  • 员工的出生日期和法定性别
  • 雇员职业
  • 员工工作周开始的时间和日期
  • 每天工作小时数
  • 每周工作总时数
  • 工资基础(小时或周薪、佣金、基于服务或工资)
  • 固定时薪
  • 每日或每周的总连续时间收入
  • 每周加班总收入
  • 从雇员工资中扣除的所有款项
  • 每个发薪期支付的总工资(毛工资和净工资)
  • 付款日期和付款期日期

4.了解如何对员工进行分类
您可以将工人分类为员工或承包商。此外,您可以将员工分类为免税或非免税。正确地对员工和独立合同进行分类是非常重要的。对员工进行正确分类将有助于在发生审计或诉讼时保护您的业务。

员工和承包商各自需要不同的纳税表格。为了确定分类,IRS将雇佣关系分为三类:行为控制、财务控制和关系。
DOL还定义了员工与承包商的分类。雇员有权享受某些雇主福利和FLSA条款。独立承包商并非如此。DOL解释了与所执行工作相关的雇主-雇员关系。

如果您将员工误分类为承包商,您可能必须向IRS支付雇佣税。对于DOL而言,将员工误归类为承包商可能导致诉讼。加利福尼亚州等州的法律也会影响员工与承包商的分类。

DOL设置豁免或非豁免员工分类。豁免员工无权享受FLSA的加班规定。非豁免员工有权享受FLSA的加班规定。将非豁免员工误分类为豁免可能导致劳动诉讼,因为该员工有权加班。如果你对你的员工进行分类,请考虑与法律或会计专业人员接触。

处理工资单的方法

现在您已经了解了工资单的一些细节,是时候运行工资单了。您可以手动运行工资单,将其外包给会计师,或使用工资单服务提供商。

1.人工工资单
手动、自己动手的工资单是许多小型企业的常见选择。但这个过程可能很耗时。你必须手工计算所有的东西,跟踪记录,并归档你的税款。运行工资单是复杂的,犯错误可能代价高昂。人工发薪可能不是最好的长期解决方案。

2.外包工资单
你可以将工资外包给会计师或簿记公司。付钱给某人管理工资单可以腾出你的一些时间。另外,会计师知识渊博,所以你可以放心,因为你知道你身边有专家。请记住,外包工资或聘请内部会计师可能会很昂贵。

3.工资单软件
在某些情况下,工资单软件比雇佣会计便宜,可以帮助您节省处理工资单的时间。正确的工资单服务软件将允许您从任何地方访问和运行工资单。工资单软件的其他好处包括:

  • 数字化工资记录和自动记录保存。
  • 自动税务扣减和申报日期警报。
  • 自动工资计算和发薪日警报。

冠状病毒(新冠病毒-19)如何影响工资

冠状病毒已经影响了许多企业,也可能影响了您的薪资流程。政府提供了几种帮助小企业的方法。最重要的援助来自《冠状病毒援助、救济和经济安全(CARES)法案》和《家庭第一冠状病毒应对法案》(FFCRA)。

如果您在冠状病毒期间保留员工,您可能有权从IRS获得员工保留信贷。该抵免是针对某些就业税的可退还税收抵免,最高为合格工资的50%。此外,国税局正在推迟一些企业的纳税。

《关怀法案》确立了工资支票保护计划。该贷款计划为小企业和其他符合条件的组织提供通过小企业管理局获得可免除贷款的机会。这些贷款旨在帮助小企业在冠状病毒肆虐期间维持工资。贷款人根据八周工资乘以2.5确定贷款金额,用于合格费用。

FFCRA创建了两种新的病假形式,符合条件的企业必须为员工提供病假。第一项是《紧急带薪病假法案》,该法案针对员工及其家人因新冠病毒相关疾病而请带薪病假的问题。同时,《紧急家庭和病假扩大法》暂时扩大了现有的《家庭和病假法》。

通过工资单

Making your way through payroll

工资单可能很复杂,也很耗时,但你不必一个人做。无论您如何管理工资单,了解基本知识都可以帮助您跟踪企业财务状况。尽管劳动力可能是任何企业的最大支出,但正确地管理工资单对于小型企业的健康和成功是必要的。

《薪资保障计划灵活性法案》(“PPP弹性法案”)于2020年6月5日签署成为法律。PPP弹性法案扩展了工资支票保护计划(PPP)下的贷款可用性,并调整了适用于PPP贷款的某些规则。请参考小企业管理局和美国财政部的最新指南,以确认当前的计划规则及其如何适用于您的特定情况。

鉴于对额外授权薪资保障计划资金的巨大需求,并非所有符合资格的薪资保障计划申请人都能获得贷款。所述资金提供给位于美利坚合众国的企业,其他地区不提供。

美国八屋会计事务所可以为您提供公司payroll服务,如有任何问题请联系我们的客服人员。

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