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美国小公司如何做工资单,有哪些步骤?


正确计算工资可能是一个挑战,尤其是当你是一个小企业主的时候。你的专长在于创业精神,而不一定是跟踪适用于你每个员工的各种劳动和税收法律。无论你是一名员工还是一名大员工,建立一个准确、可靠的工资系统将防止员工和企业出现严重问题。

申请美国雇主识别号(EIN)

您的EIN是专门分配给您的企业用于IRS目的的唯一编号。当向联邦和州政府机构报告有关员工的信息时,此编号标识您的业务。此类信息的示例包括代表其支付的总收入和税款。您可能会听到EIN被称为表格SS-4或税务ID-这些与EIN相同。
直接通过IRS申请您的EIN。完成此交易最方便的方式是通过在线申请表格。然而,申请书也可以通过传真和邮寄方式接受。

检查州和地方法规以了解其他EIN要求

尽管许多州和地方接受您的联邦EIN作为身份证明,但有些州和地方确实需要单独的号码用于税务目的。例如纽约、马萨诸塞州和南卡罗来纳州。您可以通过访问相应州的小企业网站来确定您所在的城市和/或州的法规。

了解独立承包商和员工之间的区别

无论你是雇佣独立承包商还是雇佣员工,都会对收入、医疗保险、社会保障和失业税的支付方式产生重大影响,因此了解两者之间的区别至关重要。

基本测试归结为以下三个问题:

  • 雇主是否控制何时、何地以及如何完成工作?如果是这样,工人可能是一名雇员。
  • 雇主是否控制工程的财务方面?例如,费用是否已报销?雇主是否提供与工作相关的工具,如计算机?如果是这样,工人可能是一名雇员。
  • 该关系是否持续,或者该员工是否受雇于某个特定项目而不期望继续受雇?雇主是否向工人提供福利,如健康保险和带薪休假?如果关系持续和/或提供福利,则员工可能是员工。

获取所需的员工报税表格

一旦你自己的文件准备就绪,你就可以雇佣你的员工了。确保在就业的头几天内收集税务和工资信息,以确保他们及时收到第一份工资支票。您可能希望鼓励员工使用直接存款以加快付款速度。

每位员工必须填写联邦所得税预扣税表W-4,该表允许您计算正确的预扣税。员工还必须填写一份I-9表格,以验证他们是否被合法允许在美国工作。

Tax form SS-4 | 🇩🇪Professional Photographer 🔴Twitch Chess… | Flickr

图片来源于网络

选择您的付工资的周期

你的工资周期越短,完成你的工资就越容易。然而,一些州要求员工按照一定的时间表支付工资,例如,每周或每两周支付一次。如果您希望每周发放工资的次数少于一次,请联系您所在州的劳工部,以确定您提议的工资期限是否符合州规定。

创建与工资单相关的流程

在您能够发放准确的工资支票之前,您需要一种跟踪员工工作时间的方法。有许多工具可用于此目的,从基本登录表到在电话或计算机上跟踪员工活动的平台。如果你打算提供带薪休假、加班费和任何其他福利,制定带薪休假政策也很重要。
另一方面,您必须有一个适当的流程,以确保福利、税收和类似的扣减额支付给代表您员工的适当供应商和机构。

选择工资单平台

如果您计划在内部处理工资单,请确保您或您的簿记员对这项任务的细微差别感到满意。有几个高质量的工资支付平台可以让事情变得更简单。然而,大多数小企业更喜欢外包的财务总监服务,因为这些专业人员拥有准确、及时编制工资单的知识和经验。美国八屋会计事务所可以为您的公司办理工资单服务,请联系我们的客服人员。

拿出你的工资单

一旦您或您的控制员将员工的个人信息输入到您的工资系统中,您就可以开始第一次工资运行了。使用您为小时工(非免税)准备的计时工具,输入或报告每个小时的小时数。受薪(免税)工人不必报告工作时间。他们每周的工资相同。

注意:如果您在会计中进行作业成本计算,您仍然希望受薪员工跟踪他们的工作时间。这不会计入他们的周薪,但你会希望能够准确地分配工作时间,以了解成本。考虑使用与总分类帐会计软件同步的时间跟踪程序来产生这些报告。很多人也会和你的工资单同步,这样你就可以对领薪员工和小时工都使用他们。

保留所需记录

某些工资相关记录必须保留以供IRS使用。作为一般规则,您必须保留积极受雇的个人的所有记录,无论其任期长短。许多记录必须在雇佣关系终止后保留一段时间。例如,就业税记录必须保留至少四年。具体说明可通过IRS获得。

计算并支付联邦和州工资税(Pay Federal and State Payroll Taxes)

最后,作为雇主,您有责任支付工资税并制作某些报告。通常,报告应按季度或每年提交。利用国税局和州税务局提供的资源,确保所有税收和报告得到适当处理。

准确、及时的工资单是您企业最重要的职责之一。首先,工资错误肯定会让员工感到不安。第二,税务错误可能导致严重的罚款和处罚。仔细考虑你的工资将如何处理,以确保避免最常见的陷阱。

美国八屋会计事务所可以为你办理个人报税,公司报税,企业工资单payroll,企业记账bookkeeping,公司年报等等服务,如需要请联系我们的客服人员。


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