生成资产负债表、损益表和现金流量表等财务报表有助于您了解业务状况并评估其绩效。为了使这些报告准确地描述您的业务，您必须有适当的交易记录。在对账账户时，尽可能保持这些记录的最新状态也很有帮助。

记录交易从原始文档开始，如采购和销售订单、账单、发票和收银机磁带。收集这些文档后，可以使用日记账、分类账和试算表记录交易。如果你是一家非常小的公司，你可能只需要一台收银机。然后，这些信息可以合并并转化为财务报表。

收银机（Cash registers）

收银机是用来计算和登记交易的电子机器。通常，收银机用来记录商店里的现金流。出纳收取销售现金并将余额退还给客户。收缴的现金和返还的余额均作为单笔现金账户记录在登记簿中。收银机还存储交易凭证，因此您可以轻松地将其记录在销售日记账中。

收银机在各种规模的企业中都很常见。然而，它们通常不是记录交易的主要方法，因为它们使用单一分录、基于现金的记账系统。这使得它们对非常小的企业来说很方便，但对企业来说太简单了。

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日记账（The journal）

日记账被称为原始分录簿。它是企业首次按时间顺序记录其交易的地方。日记账可以是物理的（以书本或日记的形式），也可以是数字的（以电子表格或会计软件中的数据形式存储）。它指定了每笔交易的日期、贷记或借记的账户以及涉及的金额。

虽然在会计年度结束时通常不会检查日记账的余额，但每个日记账分录都会影响分类账。正如我们将学到的，平衡分类账是必不可少的，因此保持准确的日记账是一个好习惯。这张表格对复式簿记很有用。

分类账（The ledger）

分类账是一本书或一组账目。它也被称为第二册。在日记账中输入交易记录后，它们被分类到单独的账户中，然后转入分类账。这些记录按账户顺序进行转录：资产、负债、权益、收入和支出。与日记账一样，分类账也可以是实物或电子表格。

分类账包含科目表，它是分类账中所有科目名称和编号的列表。图表通常按照与转录记录相同的科目顺序出现。

与日记账不同，分类账是由审计师调查的，因此必须在会计年度结束时进行平衡。如果借方总额大于贷方总额，则称为借方余额。如果贷方总额超过借方总额，则存在贷方余额。分类账在复式簿记中很重要，在复式簿记中，每笔交易至少更改两个明细分类账账户。

试算表（Trial balance）

试算表由汇编和汇总的分类账分录生成。试算平衡就像一个测试，看看你的账目是否平衡。它按照以下顺序准确列出账户：资产、负债、权益、收入和支出以及期末账户余额。

会计师通常会生成试算表，以查看您的业务状况以及账簿平衡情况。然后可以对照分类账和日记账进行交叉检查。在试算表上很容易发现借贷之间的不平衡。不过，它并不总是无错误的。分类账中任何计算错误或转录错误的日记账分录都可能导致试算表不正确。最好及早发现错误，并在分类账上进行更正，而不是等到财政年度结束时才进行试算平衡。

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