处理工资是您企业的一项关键责任。如果您有员工，正确处理工资非常重要，因为您必须确保员工的付款金额正确，并且工资税根据法律计算、报告并支付给IRS和各州。
除非您想手工制作自己的工资单，否则您有两种选择来制作工资单：
- 使用工资核算软件或在线服务
- 使用会计或工资单服务提供商
在这两种情况下，您都需要了解工资单处理的基础知识，以便讨论选项和截止日期，并输入原始信息。美国八屋会计事务所可以为您提供 Payroll 服务，如有需要请联系我们的客服人员。
本文详细介绍了向员工付款以及为这些员工收集、报告和支付工资税的过程。然而，它不包括支付非雇员（包括独立承包商）的过程。
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工资单处理包括哪些内容？
工资单处理，通常称为“执行工资单”，包括：
- 决定向员工支付多少、支付频率以及支付方式（带薪或按小时支付）
- 从雇员处获取预扣信息
- 计算工资支票金额，包括预扣工资税和扣除额
- 写薪水支票
- 向IRS和各州报告付款和工资税信息
- 在工资税到期时支付工资税
- 支付工资还包括与美国国税局（IRS）处理联邦就业税和州税务局（taxing authority）处理州税。
看看这个年度工资日历，了解报告和支付工资税的截止日期。
在开始处理工资单之前
当你雇佣员工时，你作为雇主需要填写表格。每位新员工必须签署新的雇佣表格，并将其放入特定的文件中。最重要的表格是雇员预扣联邦所得税的W-4表格
为了帮助您设置工资单，这里有一份必须完成的任务清单，以及关于如何支付员工工资的决策。
与税务实体会计师签约
在雇佣员工并开始处理工资单之前，您需要向IRS注册。如果你所在的州需要缴纳所得税（九个州不需要），你也需要联系他们。
- 通过在线申请从IRS处获得雇主ID号（EIN）。
- 联系你所在州的税务机关，了解他们的税务登记流程。
处理工资单
工资单在每个工资单周期（每周、每两周、每半月或每月）结束时进行处理。
准备每位员工的工资支票
您的第一项任务是为每位员工准备一份工资支票。要做到这一点，您必须根据该员工是领薪水还是小时工资来计算该员工的工资总额。工资总额是员工在任何税款预扣或扣减之前收到的工资。
- 对于小时工，是指员工的工资率乘以工作时间。
- 对于受薪员工，通常是员工的年薪除以一年中的工资期数。
减去以下各项的金额：
- 联邦所得税（基于员工的W-4）和税表
- 国家所得税（如有）
- FICA社会保障和医疗保险税（解释如下）
- 健康计划、退休计划和其他自愿扣除的员工供款的其他扣除额
结果是员工的净工资，即他们的工资总额。
在你准备好薪水支票之后
完成薪资计算并为每位员工准备薪资支票后，在该薪资期间的薪资流程完成之前，您还有一些其他任务要完成。
计算您对FICA税收（社会保障和医疗保险）雇主和雇员部分的欠款，并留出一笔与这些税收的雇员和雇主部分相等的款项，稍后通过工资税存款支付。
FICA税收按员工工资总额的15.3%计算（社会保险为12.4%，医疗保险为2.9%）。雇主和雇员各自支付7.65%（社会保障为6.2%，医疗保险为1.45%）。员工的7.65%是您必须从其工资支票中扣除的金额。雇主的7.65%是您必须在您的会计系统中留出并支付给IRS的金额。
FICA计算还包括两种特殊情况：
- 社会保障税的雇员部分每年都以最高金额为上限，因此您必须停止按该金额扣缴雇员部分的社会保障税。
- 高收入员工必须为该年度额外缴纳0.9%的医疗保险税，从其当年收入达到20万美元开始。
这两种情况都不会影响您作为雇主支付FICA税款。然后，将所有雇员和雇主的预扣税部分以及所有扣减额合计，并留出以后支付的总额。
雇主还必须根据雇员的总工资缴纳失业税（FUTA）。这些税收用于支付各州的基金，如果员工非自愿离开公司，这些基金会为他们提供失业救济。基本FUTA利率为6%（每个员工的第一笔7000美元收入）。你还必须向你所在的州缴纳失业税。有关更多详细信息，请参阅税务表940上的IRS文章。
支付工资税
根据您的工资总额，您必须定期向IRS和州税务实体缴纳工资税。对于联邦工资税，您必须每半周或每月支付：
- 您从员工处扣缴的金额用于支付联邦和州所得税
- 您从员工工资中扣除的社保和医疗保险金额
- 您作为雇主所欠的社会保障和医疗保险金额。
您必须使用IRS电子申报系统（EFTPS）支付工资税保证金。
其他工资税存款
- 除联邦预扣税和社会保障/医疗保险扣除款项外，您还必须：
- 支付每季度应付的联邦失业税。
除联邦工资税存款外，向您所在的州（可能还有您所在的地区）缴纳工资税存款。
工资税申报
企业还需要定期提交工资税报告。你必须：
- 以表格941的形式向IRS提交一份季度报告，说明您的工资税负债金额以及您在上一季度为该负债支付的金额。
- 以表格944的形式向美国国税局提交年度失业税报告，说明您的失业税负债金额以及您为此负债支付的金额。
- 提交其他州失业和工人补偿报告。
温馨提示
- 根据法律规定，雇主必须及时向雇员支付最低工资，并在到期时收取、申报和支付工资税。
- 联邦和州法律都要求向雇员支付工资。《公平劳动标准法》规定了最低工资、加班和工作时间的要求。州工资和工
- 法规定了最低工资标准，并要求何时必须付款。
- IRS和州税务机关要求按时全额缴纳工资税。例如，国税局评估雇主对未付或少付工资税的罚款和利息。
- 企业主可能对未缴纳工资税负有个人责任。
- 如果你认为自己不会被抓到，请注意国税局和州税务局可以在未经通知的情况下审计你的业务。
